La tarea de organizar u ordenar su pequeña taller o fábrica (puede ser de confecciones, de diseño gráfico o de cualquier otro tipo), es tema pendiente en muchos empresarios pyme.
Se comienza con entusiasmo, el esfuerzo se multiplica, pero…algo falla. Sus clientes no se encuentran del todo satisfechos, las cosas no salen como lo esperaba y se ve estancado en algo que auguraba buenos resultados.
No siempre nuestro entorno tiene la culpa. Esta vez, tenemos que analizar al interior de su organización, por aquellos puntos requeridos para organizar su taller pyme.
Y si bien, cada empresa tiene sus propias características, lo que se analiza aquí y la forma en como se le da una solución, puede ser amoldado y aplicado a su propio caso.
Hace tiempo atrás, recibimos un email que reflejaba preocupación y que ha servido para estudio de caso y ejemplo de cómo organizar de manera eficiente su pequeña fábrica o taller.
Decía lo siguiente:
Hola, soy de provincia, estoy iniciando una empresa de fabricación de carteles publicitario. Hace 2 meses que estoy produciendo. Tengo una buena cartera de clientes, pero no puedo mejorar la producción, en especial con los tiempos de entrega, los cuales demoramos demasiado. Por ello tardo más en obtener ganancias.
Estoy asociado con otra persona que maneja el personal, pero noto que el trabajo en el taller no está ordenado y mis empleados, que son cuatro, no tienen una organización y una tarea especifica.
Mi pregunta es ¿Cómo debo organizar o de qué manera debo distribuir las labores de mi pequeño taller?
Nuestra respuesta fue larga, así que procede a establecer los puntos fuertes para que le sirvan a usted de guía, al momento de querer organizar su pequeño taller.
Principales Problemas expuestos:
- Tiempos de entrega del producto demasiado largos.
- Falta de organización y definición de Tareas específicas en el Taller.
- Pobre generación de Utilidad.
Requerimientos originales:
- a) ¿Cómo organizarse?
- b) ¿Cómo distribuir labores?
Antes que nada: ¡Una gran advertencia…!:
1) Recepción del pedido y coordinación con el cliente.
Este primer punto es crucial. Porque tomar correctamente la información del cliente, es clave para iniciar su proceso de producción.
Le sugiero que tenga un sencillo documento que le puede llamar: Orden de Pedido.
Una vez completado, fírmelo usted y su cliente, en señal de conformidad. De esa manera va a evitar enojosas confusiones:
“…pero si yo te pedí de color verde…”
“…así no era como acordamos…” etc. etc.
Incluso, usted o su vendedor, no puede cerrar la venta, sin tener bien en claro y en papel (documento) el requerimiento al detalle de lo que su cliente quiere; eso incluye los precios y el tiempo ofertados.
Lección para el empresario: Nunca lleve a producción ningún pedido que no cuente con ambas firmas, la del cliente y la suya (o a quién usted autorice a firmar). Hacer esto le va a ahorrar muchos dolores de cabeza.
Dicho esto, ahora si podemos seguir con el diagnóstico de este pequeño estudio de caso.
Luego de tener bien claro, el requerimiento de su cliente; identifique su tipo de sistema de producción.
Existen dos bien conocidos:
- Sistema de ordenes específicas (recibes un pedido y lo trabajan)
- Sistema estandarizado (producción en serie, es decir, no importa si tienen pedidos o no, ustedes producen igual).
En nuestro caso de estudio, el mensaje mencionaba claramente: “…producían sobre la base de pedidos…”, significa que trabajan bajo un Sistema de Producción por Órdenes Específicas.
Ahora lo que sigue es:
2) Ordene su proceso de producción
Describa paso a paso, cada uno de las actividades que realiza para transformar lo que recibe de su proveedor, hasta entregarlo a su cliente.
En el email se nos mencionó que fabricaban estructuras para paneles o carteles publicitarios.
Ahora, comience a distribuir cada actividad dentro de un proceso. Voy a poner un ejemplo:
Proceso 1 (podemos llamarlo: ARMADO)
Se tiene el pedido con las especificaciones claras del cliente.
Usted recopila la materia prima necesaria para cumplir con el pedido.
Inician la fabricación de acuerdo a especificaciones del cliente.
Proceso 2 (podemos llamarlo: ACABADOS)
El cartel terminado pasa a ser lavado o pintado.
Se procede a revisar (haga un checklist) lo hecho vs. Lo solicitado por el cliente
Se revisa el acabado y resistencia de materiales.
Proceso 3 (EMBALADO)
Finalmente, el producto es etiquetado y embolsado o todo lo necesario para entregarlo.
Nota: Tenga en cuenta que, dependiendo de producto que elabore; este 3° Proceso requiere una observación:
Si el contrato firmado con el cliente, especifica instalación de los paneles. El Proceso 3, deberá involucrar las actividades de implementación.
Como verán en cada uno de estos procesos intervienen:
– Materiales (madera o fierro; clavos o pegamento; etc.)
– Mano de Obra (los empleados)
– Suministros (todo tipo de accesorios, como bolsas, wipe, cartones de embalaje, etc.)
Tenga bien en claro todo esto, documente cada proceso (escríbalo en un papel) y determine los costos de cada uno de ellos.
3) Determina de manera real, los tiempos que toma atender cada pedido.
Este va a ser un punto clave para ustedes, porque:
¿Cómo lo van a hacer?
¿Quién lo va a determinar?
¿Alguno de los socios ya ha tenido experiencia previa en elaboración de carteles (póngale el tipo de producto que usted hace), de tal manera que tenga una medición promedio?
En realidad, esto va a estar en función a la experiencia o especialización de tus empleados en la construcción de los carteles y la Experiencia y Liderazgo de quien este a cargo del Taller.
Una medición razonable sólo se puede dar si no existen elementos que distraigan la producción. Recuerde que su propósito en organizar su pequeña fábrica o taller pyme.
Revisemos lo que dice el email (vuelva a leerlo a ver si lo descubre)
Si nadie sabe qué hacer, o si no encuentran las herramientas o si los empleados no saben a dónde apunta la empresa, ni saben los tiempos que le debe de tomar hacer ese cartel ¿Cómo puedo exigir que cumplan una meta?
¿Cómo pueden pedir que se acelere? ¿Cómo pueden medir la eficiencia de producción?
¡¡No se puede…!!
Lección para el empresario (sobre todo los nuevos): Determinen bien sus tiempos de producción. Pero sean realistas; no prometan más de lo que realmente pueden entregar. Este es un paso importante para organizar su pyme.
¿Eso sería todo?
Pues no; es natural pensar que los carteles (o lo que usted produzca), son ofertados en diversas dimensiones.
Una sugerencia: Estandarice su oferta; sé que puede ser muy tentador ofrecer todo tipo de tamaño y formas; sobre todo cuando recién se comienza, pero tiene que revisar seriamente si está en la capacidad operativa de cumplirlo.
Así que inicialmente digamos que, dentro de la gran variedad de carteles que usted pueda hacer, va a dimensionarlos o agruparlos en tres grandes categorías:
- Grandes
- Medianos
- Pequeños
Nota: Dentro de cada grupo pueden existir diversas variantes, recuerde que es su responsabilidad determinar si puede ofrecerlas o simplemente estandarizar dimensiones.
¿Por qué esto es importante?
Porque lo que tiene que hacer a continuación es medir los tiempos de fabricación de cada grupo.
Por ejemplo:
Tener una idea realista del tiempo que demanda, tener listo cada tipo de carteles (siguiendo nuestro ejemplo, usted reemplácelo por el producto que fabrique), le va a permitir:
- Manejar mejor sus costos
- Saber su capacidad máxima de atención
- Determinar cuál es su producto más rentable.
- Concentrarse en aquello que le resulta más rentable.
Manejando los tiempo y movimientos de sus procesos, usted puede saber cuántos carteles puede realizar en un día, en una semana y luego en un mes.
Más adelante cuando vaya acumulando experiencia y los pedidos se vayan consolidando, usted estará listo para proyectar.
Entonces sabrá que en una semana puede -por ejemplo- tener 6 carteles pequeños o 3 carteles medianos y 2 carteles grandes; o 1 grande y 1 mediano y 1 pequeño.
Las variaciones dependen de usted y de su capacidad de producción.
Además, usted va a estar más preparado para conocer sus costos de producción, su capacidad de producción, puede llegar a calcular su punto de equilibrio y con esto, determinar cuánto es lo mínimo que tiene que vender, para cubrir sus costos fijos.
Determina tus tiempos y estarás dando un gran paso para ordenar tu empresa.
4) Analiza a fondo el problema de los Retrasos
Teniendo tus procesos claros, bien documentados y con acciones de monitoreo definidos; los grandes distractores de tu problema central, van reduciéndose.
Ahora es tiempo de analizar el comportamiento de tu personal y la siguiente pregunta que te tienes que hacer es crucial:
¿Los retrasos se deben a los empleados o a la falta de Orden en los procesos o a la falta de Liderazgo de los socios (o quien este a cargo)?
No contar con el equipo adecuado (no saben, no han tenido experiencia o son lentos) es un distractor muy fuerte. Pero más peligroso es no contar con un Liderazgo claro en el Taller de Producción (soy desordenado, no motivo, doy ordenes sin sentido, soy mal humorado, etc.)
Si bien en una pyme, sobre todo cuando recién empieza, todos “meten” la mano a todo, es decir, todos ven un poco de todo. Es crucial determinar las funciones y responsabilidades claramente para cada puesto; y se tiene que empezar por los socios.
No tiene que ser nada ostentoso, ni burocrático, escriba qué hace cada persona, en qué tiempo, con qué herramientas y a quién debe de reportar, en qué tiempo.
No importa, que inicialmente, una sola persona, tenga duplicado el esfuerzo.
Lo importante es que usted, tenga todo diseñado, para cuando venga una nueva persona, no improvise.
Esto es particularmente importante para el área de producción.
De ustedes parte el ejemplo, “recuérdenlo”, así que comiencen por ustedes como cabezas de la pyme.
5) Determine su verdadera capacidad de producción y proyecte crecer.
Hemos hablado sobre esto, en el punto 3. Sin embargo, quiero volverlo a resaltar, dado que es muy importante:
Muchas veces por el entusiasmo de vender, se ofrece más allá de lo que realmente podemos producir.
Analiza si está pasando esto, pero también pregúntate: ¿Cómo puedo aumentar mi capacidad de producción?
El tener todo más ordenado, te va a permitir más fácilmente proyectar y responder esta pregunta.
Sé que los retos y elementos por analizar y revisar son muy variados, en especial a una empresa pyme, a una pequeña fábrica.
Tenga en cuenta que fabrica, no solamente quien tiene una maquina y procesa los hilos y obtiene una prenda.
Hablar de producir o fabricar, significar transformar: Tengo listones de madera y tablas, los transformo en un cartel listo para la publicidad; como en este estudio de caso.
Pero, cada uno de los puntos revisados en este artículo, son perfectamente aplicables para usted, sea que produzca prendas de vestir; diseñe adornos para prendas ya hechas; elabore postres; tenga su restaurante o quizás un pequeño bazar, donde compre osos de peluche, al cual le añade aplicaciones y lo transforma en algo más atractivo para el consumidor.
Cualquier empresa donde se transforme lo que originalmente compro, es una pequeña fábrica. Desde un panadero, un artesano, quién hace canastas, muebles o adornos.
Tenga en cuenta esto, para que cuando crezca no sufra por la falta de información o cuando quiera Transformar Digitalmente su negocio, pieza clave para lograr la Escalabilidad.
Espero que todo esto, le haya sido de utilidad. Recuerde que solo es el comienzo, lograr tener ordenado su pequeña fabrica o pyme, involucra mucho más…pero debe de comenzar con algo.
Todo lo expresado aquí ha sido hecho con la finalidad de que usted pueda organizar su pyme, su pequeña fábrica.
Por favor, si le gusto o si conoce alguien que le pueda ser de ayuda, compártalo.
Como siempre, si requiere ayudar profesional para transformar su organización. Encantado, contácte me aquí.
Listo, espero que todo esto le pueda ser de utilidad…nos vemos en Facebook o Instagram.
Luis Vallejos, socio de Boston Corporation y creador de «SecretosPyme» Blog empeñado en ayudar al éxito profesional de la micro, pequeña y mediana empresa. Con más de treinta años de experiencia en el campo. Trabajo el Mentoring y Consultoría con mis clientes con el mismo empuje y pasión del primer año.
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